taaltip – wijzigingen en opmerkingen in Word

Vorig jaar leverde een auteur zijn manuscript op papier bij me in. Op papier. 250 A4’tjes, dubbelzijdig bedrukt. Ik vroeg hem om de digitale versie omdat ik sinds jaar en dag de digitale ‘rode pen’ hanteer.

Ik leverde het manuscript een paar weken later weer bij hem in. Zoals gebruikelijk had ik er wijzigingen in aangebracht en opmerkingen in de kantlijn geplaatst. Hij wist er geen raad mee. Speciaal voor hem schreef ik daarom een instructie. En omdat ook jij daar wellicht je voordeel mee kunt doen, deel ik die ook hier.

Wijzigingen bijhouden

In Microsoft Word is het mogelijk om teksten aan te passen, terwijl zichtbaar blijft wat er is aangepast. Deze functie heet ‘Wijzigingen bijhouden’ en kan geactiveerd worden via het tabblad ‘Controleren’.

Zodra ik functie geactiveerd heb, worden alle wijzigingen die ik in het document doorvoer automatisch bijgehouden. Ik maak gebruik van de optie ‘Eenvoudige markering’, waardoor jij alleen de geredigeerde tekst ziet. Wat ik gewijzigd heb, zie je in de kantlijn.

De wijzigingen accepteren of negeren

Wil je met mijn wijzigingen aan de slag, schakel dan eerst de functie ‘Wijzigingen bijhouden’ uit, anders houdt Word ook jouw aanpassingen bij. Dit doe je door in het tabblad ‘Controleren’ op ‘Wijzigingen bijhouden’ te klikken. (Je verandert hiermee niets aan mijn wijzigingen, maar nieuwe worden niet meer bijgehouden.)

Je kunt nu stap voor stap alle wijzigingen controleren door in het tabblad ‘Controleren’ op ‘Markeringen weergeven’ te klikken. In de rechterkantlijn verschijnen nu alle wijzigingen onder elkaar. Klik met je rechtermuisknop op de eerste wijziging en kies daarna ‘accepteren’ of ‘weigeren’. Ga daarna naar de volgende wijziging en herhaal dezelfde procedure.

Tip 1: sla de wijzigingen die te maken hebben met de opmaak over; die zul je over het algemeen allemaal willen accepteren.

Tip 2: je kunt in een keer alle wijzigingen accepteren door op ‘Accepteren’ in het tabblad ‘Controleren’ te klikken. Dat scheelt je een hoop tijd (maar raad ik je niet aan; er zullen best wijzigingen tussen zitten die je helemaal niet wilt accepteren).

Opmerkingen bekijken/beantwoorden/verwijderen

Ik voeg soms ook opmerkingen toe. Ook die vind je in de kantlijn van het document en herken je aan de tekstballonnen. Klik je op zo’n opmerking, dan zul je zien dat je kunt kiezen voor ‘Beantwoorden’ of ‘Oplossen’. Je kunt ‘Beantwoorden’ gebruiken als je mij het document nog eens wilt laten nakijken en wilt reageren op de betreffende opmerking.

Je kunt alle opmerkingen in een keer verwijderen door er met de rechtermuisknop op te klikken en vervolgens ‘Opmerking verwijderen’ te kiezen. Voor het uiteindelijke resultaat hebben mijn opmerkingen geen gevolgen. Je kunt ze dus ook gewoon laten staan nadat je ze gelezen hebt en er (al dan niet) iets mee gedaan hebt.